こんにちは！ 会社の仕事もきらいじゃない、えいぷりおです！
2017年になってから「働き方改革」の波が押し寄せています。
大企業では特に勤務管理が徹底されて、職場の雰囲気が変わったという方も多いと思います。
残業すると低く評価される時代の到来。この時代を生き抜くには、仕事の効率アップが必須です。
残業すると低く評価される時代の到来
僕の勤める会社は、世間一般では大企業と呼ばれる規模なのですが、2017年6月くらいから急に勤務管理が徹底され始めました。
上司は「とにかく少しでも残業を減らせ」と言ってきますが、仕事の量はむしろ増えていたりするわけです。この状況で「残業の少ない者に高い評価を与える」と言われても、ちょっと困ってしまいます。
唯一の道は「仕事の効率アップ」、つまり生産性の向上です。そのために、サラリーマン個人ができる工夫をお伝えしましょう。
仕事を効率化する10のテクニック
生活をパターン化する
一日の流れがパターン化されていれば、余計なことに時間をかけずにすみます。理想的な例として、ある弁護士さんの1日のパターンを引用してみましょう。
- 朝6時に起床
- 犬の散歩
- 朝食をとって歯を磨く
- 7時過ぎに家を出る
- 電車で新聞を読む
- オフィスの最寄りのスタバでメールチェック
- 9時前にオフィスへ
- 1日の予定を大雑把に組み立てる
- 予定に従って仕事をこなす
- 18時半から19時で仕事を終了
- 帰宅し、風呂、食事
- 21時以降は読書、ジムなど自分のための時間
- 23時就寝
うーん、理想的。残業もせず、自分のための時間も確保されていますよね。
この弁護士さんが言うには、
「工場の作業といっしょで、同じことを繰り返すと効率も上がってきます。週末でも、起きる時間と寝る時間は大幅には変えません。自分のための時間を少しでもつくり出せるように工夫しています」
とのこと。見習いたいものです。
優先順位を「緊急度」と「重要度」で判定
朝スケジュールをチェックして、一日の流れを組み立てるときに重要なのが、優先順位を決めることです。
この際ポイントといなるのは、「緊急度」と「重要度」です。
僕の場合は、緊急度の高いものを、まず即効で片付けるようにしています。特に人とのアポが必要な案件の場合、約束を取り付けるのは、早ければ早いほどいいですよね。
このように緊急度の高い仕事を、できるだけ時間をかけずに片付けることによって、重要度の高い仕事にしっかり時間を割り当てることができます。
100点を目指さず、60点でスピーディに提出
重要度の高い仕事であっても、100点を目指してはいけません。
1週間かけて100点の結果を出すよりも、1日で60点のものを出した方が、いい仕事につながります。上司と早い段階で方向性を共有できるので、精神的にも楽になります。
仕事というのは、60％まで仕上げるのには、20％のパワーしか必要としません。
ところが、残りの40％を仕上げて100％に近づけるのには、80％のパワーを要すると言われています。
こんな大変な思いなどせず、さっさと60点で提出してしまいましょう。そして上司から的確なアドバイスをもらって、より楽な気持ちで100点に近づけていけばいいでしょう。
決まった文書をテンプレート化する
毎日大量に書くメールや文書、同じ書き出しや、定型文が頻出するようだったら、効率化することができます。
変換ソフトの辞書機能を使って、メールの書き出しの文章を、短い一言で変換できるように登録することができます。
僕はデスクトップ上に付箋ソフトでメモを貼り、いくつかのパターンの文章を常駐させています。こうすることで、必要な文章をコピペして使うことができ、とっても便利です。
ビジネスメールは3行で
こうした定型文の効率化もさることながら、そもそもビジネスメールは3行でいいのです。
外国人を相手にビジネスメールを交わしたことのある人は、必要最小限しか書かれていないメールに驚かれたことがあるでしょう。たった1行のメールなんて、当たり前なのです。
時候の挨拶など書かない分、すごいスピード感でやり取りが進みます。
僕は日本でもビジネスメールはこれでいいと思っています。それで、実際に必要最小限の3行メールを実践していますが、それが失礼だとは思われていないようです。
ダラダラしたメールは、それだけで時間がかかります。思い切って、やめてしまいましょう。
終ったら躊躇なく捨てる
一つの案件が完了したら、大量の文書などは、躊躇なく捨ててしまいましょう。
もちろん、社外秘の情報や個人情報は、しっかりシュレッダー。
保管が定められているようなものは、事務スタッフに「あとはよろしく」と渡してしまって、さっさと自分は身軽になってしまいましょう。
デスクも脳も、容量は決まっています。終ったものは捨ててしまって、スペースを作らなければ、新しいものは入ってこないのです。
デスクはすっきり片づける
躊躇なく捨てるだけでなく、日々使う使用頻度の高いものは、使いやすいよう配置しましょう。
あるデータによると、人は探し物をするためだけに、年間150時間も無駄に費やしているといいます。
150時間ですよ！！ 1か月に10時間以上。1日20分は探し物をしているという計算。うーん、1日20分と言われると、無駄な探し物しているかもしれませんよね。
これを削減できたら、すごい時短効果ということです。まずは、使用頻度の高いものをゼロ秒で出せるように配置することから始めましょう。
メモは「写メ」で済ます
メモするためにノートを開きボールペンを出して書き書き…こんなことは、もうやめましょう。どうせ、そのノート、必要な時には出てきませんし。
すべて「写メ」でいいのです。会議のホワイトボードも、回覧文書の必要箇所も、気になった新聞記事も、すべて写メで撮っておけば、いつでも開くことができます。
メモを取る時間も、メモを探す時間も削減できますよ。
デッドライン・テクニックとご褒美
人はデッドラインが迫ってくると、ようやく力を発揮できる生き物です。
これ、本当のデッドラインでやってしまうと心臓に悪いので、自分で常に疑似的にデッドラインを設定するのです。「あと30分でこれやらないと、やばいことになる」という疑似的な脅しを自分にかけることで、集中力をアップさせるのです。
コツは、達成したときのご褒美。スィーツを1個とか、何か自分が喜ぶご褒美を設定しておくと、やり遂げる力になります。
平日の夜に予定を入れる
デッドライン・テクニックの最たるものがこれ。夜に予定を入れてしまうのです。
友人との飲み会でもいいし、ジムやヨガに行くでもいいし、デートでもいいし、映画のナイトショーでもいいし、コンサートでもいい。週に2回くらいは、こういう予定を入れておくと、それに間に合わせることを励みに、仕事の効率が上がること間違いなし。
しかも、こうした自分のための時間というのは、人生を豊かにしてくれるものですので、メリハリがついて、翌日の仕事にもポジティブな影響をあたえてくれるでしょう。
残業をせず、人生を豊かにする
僕は「働き方改革」の流れで、今年になってから急に上司から「残業を減らせ」と言われるようになって、正直最初は戸惑いました。
だって、そもそも夫婦関係は冷え切って、一種の帰宅恐怖症になっている僕にとって、早く帰れと言われても困ってしまうのです。
僕が家庭内別居になった理由（体験談）それに、残業を減らすということは、残業手当、つまり収入が減ることも意味します。これ、実は大きな問題なんですよ。
残業を上限いっぱいすることが当たり前で、その収入を前提にして住宅ローンも組んでしまっているので、残業手当が減ってしまうのは死活問題なのです。
でも、そうも言っていられない時代になりつつあるのでしょう。収入をキープするために残業をキープするなんてことは、許されなくなっていきます。
だったら、さっさと帰って会社に内緒で副業するのも選択肢の一つとして考える価値があります。僕も何かできることはないかと考えているところです。
僕も手探り状態。もしよろしければ、働き方改革時代に幸せな人生を送るコツについて、コメント欄でアイディアをいただけますと幸いです。
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