初めての方はこちらへ! 記事のご案内


googleカレンダーで日記をつける方法 ―自己管理とマネジメント力を連携させる―

こんにちは!日記を毎日つけているえいぷりおです。

日記には様々な効能があります。

中でも重要なのは「自分の日常を俯瞰し、今いる位置を把握できる」ことだと僕は思っています。

そのための強力なツールとして、以前はgoogleドライブの「ドキュメント」を使っていました。

でも、いくつかの不満点があったのです。

それを解消するために、googleカレンダーで日記を書くようにしてみたところ、とても使いやすかったのです。

そこで今回は、googleカレンダーを使った日記の具体的なつけ方をレポートします。

googleドキュメントで日記をつけることの不満点

僕は以前、googleドライブの「ドキュメント」を使って日記をつけていました。

その便利さと効能については、こちらの記事に書きました。

googleドキュメントで日記を書こう! 自分の日常を俯瞰するためのクラウド活用法
しかし、1年以上運用してきて、いくつかの不満点が見えてきました。それは次のようなことです。

  • スケジュール帳と日記帳を2冊別々に持っている感じで不便
  • スマホだとドキュメントのタイトルが見づらい

ひとつずつ見てみましょう。

スケジュール帳と日記帳を2冊別々に持っている感じで不便

僕は紙の手帳は持たず、スケジュールはすべてgoogleカレンダーで管理しています。

多くの方が利用していると思いますが、本当に便利ですよね。つまり、こういうことです。

  • 日記はgoogleドキュメント
  • スケジュールはgoogleカレンダー

ふたつのツールを連携させる方法があればなぁと、ずっと模索していました。

例えば、カレンダーの日付ボタンを押すと、その日の日記に飛べるとか。

でも、そういう関連付けの方法が、僕には発見できませんでした。同じgoogleのサービスなので、連携する方法がありそうなものですが…
(知っている方がいたら教えて下さい!)

連携できないと、スケジュール帳と日記帳を2冊別々に持っている感じになってしまって、不便だったのです。

スマホだとドキュメントのタイトルが見づらい

googleドキュメントで書いた日記の一覧をスマホで見ると、こういう画面になってしまいます。

後ほど詳しく書きますが、僕は「1日を1行のタイトルで表現する」ことが、とても大切だと思っています。

タイトルをずらっと並べると日常が俯瞰できる、というのが僕の考えです。

ところがスマホでgoogleドキュメントの一覧を表示すると、見ての通りタイトルの一部しか表示されず、重要な部分が見えないのです。これでは日常を俯瞰的に見ることができません。

この点に僕は不満を感じていました。

カレンダーと日記は連携させるとより強力なツールになる

そこで僕は、googleドキュメントとgoogleカレンダーを連携させることはあきらめて、完全にgoogleカレンダーに移行することにしました。

カレンダーのスケジュール項目の一つとして、日記を書き込むのです。

こうすることで、スケジュール帳と日記帳は1冊になり、完全に連携させることができます。

実際にやってみて、とても便利だったので、その方法をお伝えしたいと思います。

googleカレンダーを使った日記、具体的な方法

まず、すべての日に【日記】の枠を作る

ここからは、皆さんがgoogleカレンダーをすでに利用されている前提でお話します。

使っておられない方には、この際、ぜひgoogleカレンダーを使い始めることを強くオススメします!

まず、今日以降のすべての日に、日記の枠を作ることから始めます。こんな感じになります(スマホの画面)。

こんな感じで、未来永劫、毎日【日記】という枠ができています。

これはgoogleカレンダーを使っている方には簡単な操作だと思いますが、念のため手順を書いておきましょう。

  • 新しい予定を作る
  • タイトルは【日記】などとする
  • 終日指定にする
  • 詳細オプションで「毎日繰り返す」に
  • 自分のお気に入りの色にする

これからは毎日、この枠に日記を書いていくのです。

ちなみにタイトルは【日記】である必要はありません。日記であることを他人から分かりにくくさせるために「★」など自分だけに分かる記号にしてもいいと思います。

こんな感じですね。このように簡単な記号にしておくと、後で述べる「1日を1行のタイトルで表現する」ときにもメリットがありますので、オススメです。

「説明欄」が日記帳になる

日記のテキストをどこに書き込むかというと、パソコンの画面では「説明」の欄スマホの画面では「メモを追加」の欄になります。

ここに何を書くかは、あなた次第!

なのですが、参考に僕の活用法をお伝えしておきます。

googleカレンダーをふたつのタブで開いておく

僕は会社のパソコンで常にgoogleカレンダーを立ち上げています。

僕の工夫しているポイントは、googleカレンダーをふたつのタブで立ち上げておくことです。

ひとつのタブでは【日記】の項目を開いておいて、いつでも書き込めるようにしておきます。

こんな感じですね。説明欄に書く内容については、次の項目で詳しくご紹介します。

そして、もうひとつのタブではスケジュールを開いておきます。

こんな感じですね。googleカレンダーの画面は、このような「スケジュール」表示のほかに、「月」「週」「日」など、いくつかのモードがありますので、自分が一番タスクを把握しやすい画面にしておくといいでしょう。

このように、ふたつの画面にアクセスできるようにしておけば、スケジュールをチェックしながら、いつでも日記にメモをとれるようになります。

日記でタスクチェックも行う

次に、説明欄に何を書き込むかについてです。

僕は日記をタスクチェックタイムマネジメントの手段だととらえています。

ですので、次のようなことを、バシバシ殴り書きしています。

  • やることリストを列記
  • やったことを時刻とともに記録
  • 感じたことなども適宜メモ

「やることリスト」は、こんな感じのメモですよね。

〔やること〕
・A社に〇〇を発注
・B社〇〇氏との打合せ準備
・C社プレゼン準備

仕事をしながら、新たにタスクが増えたら、忘れないうちに速攻で追記します。

こうしたタスクリストを、別のアプリを使って管理している人も多いと思います。または紙のメモにしている人もいるでしょう。

しかしながら、スケジュールも日記もタスクリストも、すべてを1か所にまとめておくメリットは非常に大きいと僕は考えています。あっちこっち開かなくてすむからです。

だから僕は、タスクリストもgoogleカレンダー上で運用しています。紙のメモのように紛失する心配もありませんしね。

日記はタイムマネジメントのツールになる

先ほど挙げた日記に書く項目のふたつめ、「やったことを時刻とともに記録」というのは、こんな感じのメモになります。

6:30
起床。睡眠時間5時間、体調良好。

料理2品
・豚バラと大根の煮物
・ほうれん草のおひたし

9:00
出社
・A社見積もり確認
・B副部長と打ち合わせ。C社の件、方針転換の指示

10:00
・経理部のD氏と予算協議

やったことの結果を、このような形で残しておくことは、タイムマネジメントの観点から、とても有効です。

自分が何にどのくらの時間を要しているのか、無駄はどこにあるのか、優先順位は間違えていないか、そういうことが「見える化=可視化」されるからです。

僕は、この方法を取り入れるようになってから、30分単位で時間をより有効に使えるようになりました。

消え去っていく知恵や工夫を残す

タスクリストとタイムマネジメントの要素だけでなく、感じたことや気付いたことをサッとメモすることもできます。

僕たち中年は、びっくりするくらい記憶力が落ちています。その瞬間に考えたことが、次の瞬間には忘れ去られていきます。

でも、忘れ去られていく記憶の中には、よりクリエイティブな仕事をするための知恵や、より効率的にタスクをこなすための工夫が含まれています

それを一瞬でメモできるのは、googleカレンダーのようなデジタルツールの強みだと思います。

1日を1行のタイトルで表現する

以前、googleドキュメントの記事でも触れましたが、僕がとても重要だと思っているポイント。

それは「1日を1行のタイトルで表現する」ことです。

1日の終わりに「今日はどんな1日だったかな」と振り返ってみてください。

日記を見直してみると、その日に自分が何をし、何を感じたのかが思い出せるでしょう。

そのうえで、1日に1行(15~20文字くらい)のタイトルをつけてみるのです。

例えば、こんな感じです。

・ドイツ出張1日目、A社〇〇氏との交渉
・運動会、花子がリレーで1等賞
・プロジェクト準備、思うように進まず
・帰宅後、妻に暴言を吐かれてへこむ

これを、最初に作った枠のタイトル【日記】のあとに書き込むのです。

それをスマホの画面で見ると、こんな風になります。

このように、googleカレンダーのスケジュールに、日記のタイトルが表示されました。

【日記】という文字を除くと、表示されるのはタイトルの冒頭たった14文字ほどですが、メインの出来事は一瞬で思い出せるはずです。

先ほど、【日記】ではなく「★」のような記号で枠を作るアイデアを書きましたが、そうすると表示できる文字数が増えて、より便利になります。

ほらね、「★」のついたグレーの項目を眺めているだけで、日々の流れが把握できるでしょう。

googleドキュメントでは、スマホでタイトルがきちんと表示されず不満だったのですが、googleカレンダーの表示は内容がきちんと把握できるのが大きな利点です。

こうしてタイトルをざっと眺めてみると、ただ過ぎて行ってしまう日常が可視化されて俯瞰できるのです

スマホで見たり書いたりできる

【日記】の項目をタップすれば、内容を即座に見ることができます。

ペンのマークをタップすれば、スマホから書き込むことも可能です。

40代の僕には信じられませんが、今の若い世代は、パソコンよりむしろスマホの方が入力が速いそうですね。

googleカレンダーはスマホのアプリも優秀なので、すごく使いやすいと思いますよ。

googleカレンダーでできないこと

文字数に制限がある

説明欄に書き込める文字数には制限があるようです。

書式にもよるので、はっきりした数字は言えませんが、僕の経験では5000~6000字を超えると、それ以上書き込めなくなってしまいます。

でも日記でそこまで文字数が膨らむことは少ないでしょうから、大きな問題にはならないと思います。

写真などを張り付けることができない

googleドキュメントの方に軍配が上がる点があるとすると、写真などを張り付けられるとこでしょうか。

googleカレンダーには写真を張り付ける機能はないようです。

この点はデメリットと言えるかもしれません。

えいぷりお的まとめ

以前オススメしたgoogleドキュメントも、とても優秀なアプリです。仕事でもよく使っています。

でも日記に関しては、googleカレンダーで運用した方が、より使いやすいのではないかと思い、今回ご紹介しました。

皆さんの参考になりましたら幸いです。

「自分の人生を自分らしく生きる」ことをテーマにした様々な記事を書いています。こちら ↓ のボタンから、それらの記事を分かりやすく整理したまとめサイトに飛ぶことができます。僕の小さな経験が、あなたの役に立つことを願って…

自分の人生を生きる記事まとめ

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください